Автоматизация бизнеса в Тюмени

Сайт, рекламные кабинеты, IP-телефония, переписка в WhatsApp и Telegram, 1С у бухгалтерии, складская база у логистов, почта для согласований и таблица со сводкой у руководителя. Набор знакомый почти всем. По отдельности каждая программа делает свою работу, а вместе они не составляют системы: данные перетекают из одной в другую только руками сотрудников. Заявка не дошла, в счёте прошлая цена, обещанный срок взят с потолка, а реклама оценивается по кликам, потому что до выручки цифры никто не довёл.

Разберём, что происходит на этих переходах и как их сшивают. Студия «РостСайт» ведёт проекты с 2011 года, делает сайты, рекламу и внедрения одной командой, поэтому за стыки между системами отвечает один подрядчик, а не трое.

Вахта, месторождения и слабая связь

Много компаний Тюмени работает на север: часть сотрудников месяцами на объектах в Тюменской области и за её пределами, связь там нестабильная, а решения нужны в тот же день. Из этого следуют вполне конкретные требования к контуру:

• мобильное приложение обязательно, а не «желательно» – с телефона должны открываться сделка, задача и документ;
• задачи ставятся с дедлайном и ответственным, а не голосовым сообщением в общий чат;
• согласование заявки на закупку или отгрузку идёт в системе, иначе оно теряется в переписке;
• у руководителя должен быть срез «что горит» без обзвона людей по вахтам.

Разница между Тюменью и Москвой в два часа работает скорее в плюс: рабочие окна перекрываются почти полностью.

Длинный цикл: где теряется промышленная сделка

В снабжении и поставках оборудования от запроса до отгрузки проходят недели, а иногда и месяцы. Терять на такой дистанции легко: клиент запросил расчёт, менеджер уточнял у поставщика, поставщик молчал три дня, о запросе забыли. Контур закрывает это стадиями и автозадачами: сделка не может висеть в статусе дольше заданного срока – система сама напомнит ответственному, а потом руководителю. По итогам квартала видно среднюю длительность каждой стадии, и понятно, что тормозит – расчёт, согласование или сам клиент.

Второй источник потерь в длинных сделках – смена ответственного. Менеджер уходит в отпуск или увольняется, и вместе с ним пропадает контекст: о чём договаривались, какую скидку обещали, какие технические требования обсуждали. В общем контуре передача занимает минуты, потому что вся история переписки, звонков и документов лежит в карточке сделки, а не в личной почте сотрудника. Для компаний с вахтовым графиком это не мелочь, а обязательное условие: люди меняются на объектах постоянно.

Коммерческое предложение за пятнадцать минут

Отдельная боль промышленных продаж – сборка документов. Спецификация, счёт, договор и коммерческое предложение делаются в Word по прошлогоднему образцу, и в них регулярно уезжают чужие реквизиты. В едином контуре документ формируется по шаблону из данных сделки, а автоматически подтягиваются:

• позиции спецификации с артикулами и количеством;
• цены из учёта с учётом согласованной скидки;
• срок поставки по каждой позиции, включая товар в пути;
• реквизиты покупателя и подписанта, условия оплаты.

Экономия – от получаса на каждом документе, а главное, пропадают ошибки в цене и НДС, которые потом стоят переговоров.

Оборудование, склад и честный срок поставки

Обмен с 1С настраивается в обе стороны: номенклатура, цены и остатки по складам идут в контур, счета, оплаты и отгрузки возвращаются в учёт. Занимает две недели, стоит от 90 000 рублей. Для поставщиков оборудования, у которых склад в Тюмени, а техника едет на промыслы, принципиален признак «в пути» с ожидаемой датой прихода и резервирование под сделку, иначе одну и ту же позицию продают дважды. После настройки менеджер называет срок не по памяти, а по данным, и количество конфликтных отгрузок падает заметно. Отдельно стоит завести правила по неликвиду: позиции, которые лежат дольше полугода, полезно видеть прямо в карточке подбора, иначе склад продолжает расти, а деньги в нём замораживаются на годы.

Телефония и мессенджеры: один вход вместо пяти

Звонки, формы сайта, WhatsApp, Telegram и сообщения из ВКонтакте сводятся в общую ленту обращений: неважно, звонит клиент по Тюмени или пишет с месторождения, обращение попадает в один список. Карточка клиента открывается до ответа на звонок, запись разговора остаётся в сделке, переписка ведётся от компании и не уходит вместе с уволившимся менеджером. Подключение – 3 дня и от 35 000 рублей. Типовые вопросы про наличие и статус заказа имеет смысл сразу отдать роботу: как это устроено, показано в разделе чат-боты.

Отчёт по сделке: источник, срок, маржа

Когда цепочка не рвётся, метка источника доживает от первого клика до платежа. По каждому каналу становится видно число обращений, конверсию в оплату, средний чек и срок сделки. Для промышленного спроса Тюмени это особенно важно: заявок мало, они дорогие, и отличить канал, приносящий контракты, от канала, приносящего студентов с курсовой, по цене клика невозможно. Про настройку кампаний – в разделе контекстная реклама.

Как считается проект: шаги и деньги

Работа идёт по шагам: разбор процессов 1–2 дня, техническое задание и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня и месяц сопровождения, в который доработки входят бесплатно. Экспресс-запуск с базовой воронкой и правами доступа – от 60 000 рублей за 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с роботами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей и 3–4 недели. Портал с задачами, базой знаний и согласованиями – от 70 000 рублей. Сопровождение – от 15 000 рублей в месяц, полный прайс – на странице цены.

Частые вопросы

Сотрудники на объектах не сидят за компьютером. Как они будут работать в системе? Через мобильное приложение: задачи, комментарии, фотографии с объекта, согласование заявок и отметки о выполнении. Требования к связи невысокие, данные догружаются при появлении сети. Практика показывает, что важнее не функции, а объём: если от вахтовика требовать заполнения десяти полей, он не будет заполнять ни одного. Поэтому мобильные сценарии делают короткими – две-три обязательные отметки, остальное подтягивается из системы автоматически.

У нас закупки идут через тендерные процедуры заказчиков. Это ложится в контур? Ложится, но отдельной воронкой со своими стадиями: поиск процедуры, расчёт, подача, итог, контракт, исполнение. Смешивать её с прямыми продажами не стоит, у них разная логика и разные сроки. Наибольшую пользу здесь дают напоминания по датам подачи и хранение всего пакета документов в карточке процедуры: при следующем похожем конкурсе комплект собирается за час, а не за два дня.

Мы уже пробовали внедрять CRM, и всё заглохло. Почему? Самая частая причина – систему поставили, но не связали с телефонией, почтой и учётом. Сотруднику приходится вводить данные вручную, взамен он не получает ничего, и через месяц все возвращаются в таблицы. Вторая причина – отсутствие регламента: не решено, какие поля обязательны, когда сделка меняет стадию и что считать отказом. Мы закрываем оба пункта: интеграции входят в проект, а короткий регламент пишется вместе с настройкой и разбирается на обучении.

Что происходит после запуска? Месяц сопровождения входит в стоимость: правим то, что вскрылось на живых сделках, донастраиваем поля, отчёты и права доступа, отвечаем на вопросы сотрудников. Дальше – абонентское сопровождение или разовые задачи. Права администратора остаются у вас, документация передаётся вместе с проектом, поэтому простые изменения вроде новой стадии или поля ваш сотрудник сделает сам. Платформу выбираем на этапе задания, чаще всего это внедрение Битрикс24.

Опишите, какие программы у вас работают и где данные теряются чаще всего. Звоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или пишите на info@rostsayt.ru – разберём процессы, покажем схему контура и назовём срок с фиксированной сметой.