Внедрение Битрикс24 в Тюмени

Два поставщика промыслового оборудования могут продавать почти одно и то же, но у одного четыре человека и общий почтовый ящик, а у второго три юрлица, собственный сервис и снабжение в отдельном кабинете. Настройка портала у них разойдётся втрое по деньгам и по срокам. В Тюмени разброс размеров внутри одного сегмента заметен сильнее обычного: рядом работают бригада, выросшая из подряда, и структура с филиалами на промыслах.

Поэтому разбирать проект удобнее по ступеням численности. Ниже для каждой ступени: что настраивают, от чего сознательно отказываются и чем отказ оборачивается через полгода. Отрасли идут примерами внутри ступеней, а не отдельными главами. Если вы ещё не решили, с какого участка начинать, посмотрите, как устроена автоматизация бизнеса в целом: CRM там только одна из частей.

Отдел из трёх–пяти человек: минимум, который окупается

На этом размере оправдана ровно одна вещь – общая видимость. Все обращения попадают в систему, у каждой сделки есть ответственный, дата следующего шага и причина, по которой она стоит. Одна воронка, шесть-семь этапов, три обязательных поля на входе. Всё.

А вот чего делать не надо: заводить вторую воронку «на вырост», расставлять роботов на каждом этапе, придумывать поля, которые никто не заполнит, и строить оргструктуру с уровнями подчинения, когда все сидят в одной комнате. Регламент, рассчитанный на сорок человек, четверо саботируют за месяц и вернутся в мессенджеры, а виноватой окажется система. Малый отдел выигрывает не от контроля, а от того, что забытых обращений становится ноль.

Пятнадцать–двадцать пять человек: продажи и снабжение перестают договариваться голосом

Первый настоящий конфликт появляется здесь, и он всегда об одном: менеджер назвал клиенту срок, которого снабжение не подтверждало. Пока людей семь, вопрос решается разворотом на стуле. На двадцати – уже нет, и претензии идут по кругу.

У оптовиков и снабженцев Тюмени – спецодежда, инструмент, металлопрокат – цена сделки решается за часы, поэтому просчёт выносится в отдельный маршрут внутри карточки:

• срок поставки в сделке проставляет тот, кто за него отвечает, а не менеджер по памяти;
• категория цены закреплена за контрагентом, и скидка не обсуждается заново на каждой отгрузке;
• текущий долг и остаток лимита отсрочки видны до согласования, а не после;
• повторяющаяся заявка постоянного клиента поднимается из его истории целиком.

Побочный эффект такого маршрута важнее самого маршрута: становится видно, сколько часов реально уходит на просчёт. Обычно выясняется, что срок ответа держит не отдел продаж, а один перегруженный человек в снабжении.

Полсотни человек и несколько юрлиц: где сталкиваются собственник и руководитель направления

С этого размера главный вопрос уже не про воронки, а про то, кто что видит. Собственник хочет сводку по всем направлениям сразу. Руководитель направления не хочет, чтобы соседний отдел листал его клиентскую базу и его цены. Оба правы, и уговорами это не лечится: нужна схема доступа, зафиксированная в техническом задании до начала настройки.

Добавьте сюда несколько юрлиц – у каждого свои реквизиты, свои шаблоны договоров и своя нумерация счетов. Одна ошибка в подстановке реквизитов на этом масштабе стоит недели переписки с бухгалтерией заказчика. Здесь настройка перестаёт быть настройкой и становится проектом: внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями, отчётами и регламентом стоит от 180 000 рублей и занимает 3–4 недели. Меньшим бюджетом такую конструкцию не закрыть, а попытка закрыть заканчивается второй настройкой через полгода.

Когда клиент – крупная структура с формальной процедурой

Нефтесервис и поставка промыслового оборудования отличаются от розничной логики тем, что темп задаёт не покупатель, а регламент закупки. До какого числа подать, сколько дней рассматривают, когда подписывают, каким комплектом закрывают. Внутри компании сделка при этом идёт своим маршрутом: технический отдел подбирает позицию или аналог, снабжение уточняет срок отгрузки с завода, экономист собирает цену.

На таком рынке скидка почти никогда не решает. Решают срок и полнота документов, а значит, контролировать надо не конверсию менеджера, а даты внутри процедуры. Если система показывает, на каком шаге комплект застревает чаще всего, это уже окупает половину проекта.

Половина команды в поле или на смене

У многих компаний офис стоит в Тюмени, а часть людей работает на северных месторождениях Тюменской области и выше сменами по две-четыре недели. Три настройки, без которых портал в таком режиме бесполезен.

Замещение на период смены: заявки уходят дублёру автоматически по графику, а не лежат до возвращения ответственного. Мобильный сценарий с урезанным набором полей – при слабом канале связи форма на двадцать полей просто не отправится. И рабочий календарь: если срок реакции считать по офисной пятидневке, отчёт по просрочкам будет врать в обе стороны, а спорить с ним начнут первыми же вахтовики.

Обучение такой команды идёт волнами, по мере пересменки, и растягивается на месяц-полтора вместо двух дней. Планировать это надо заранее. Мы ведём проекты в 79 городах страны с 2011 года, и два часа разницы между Тюменью и нашим офисом расписанию созвонов не мешают: разборы и обучение по видеосвязи для нас обычный рабочий режим, так что собирать всех в одном кабинете не требуется.

Продажа и сервис: разные люди, разные деньги, разные воронки

Компании, торгующие спецтехникой и обслуживающие её, часто пытаются уместить оба процесса в одну схему и получают отчёт, из которого ничего не следует. Продажа машины длинная, с лизингом и ожиданием поставки в Тюмень. Сервисная заявка живёт часами, потому что простой техники стоит денег заказчику каждый день.

Единицей учёта здесь становится не сделка, а сама машина. В карточке техники держат:

• модель и серийный номер;
• дату продажи и дату окончания гарантии;
• наработку, зафиксированную на последнем визите;
• интервал планового обслуживания и дату следующего.

Выручка с уже проданного парка обходится дешевле любой рекламы, но существует она только в том случае, если данные по машинам где-то записаны и кто-то заранее звонит владельцу. Робот с напоминанием о плановом ТО здесь приносит больше, чем весь блок аналитики.

Обмен с учётной системой: когда пора, а когда рано

Просить интеграцию с 1С сразу – частая и дорогая ошибка. Если номенклатура на двести позиций, а остатки меняются раз в неделю, менеджеру хватит выгрузки в файл, и деньги лучше потратить на нормальные воронки.

Пора связывать системы – неважно, работаете вы по Тюмени или по всему северу, – когда совпадают три признака: цена зависит от категории контрагента и пересматривается чаще раза в месяц, счета выписывают в двух местах разные люди, а отгрузка уже прошла в учёте, тогда как в CRM сделка всё ещё висит открытой. Связка по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – это две недели работы и от 90 000 рублей сверх настройки портала. Считать её обязательной частью первого этапа не нужно, но и откладывать на год после этих трёх признаков бессмысленно.

Признаки, что вы переросли текущую настройку

Систему меняют не по календарю, а по симптомам. Их несколько, и они узнаваемые:

• отчёт выгружают в таблицу и там доделывают руками каждую неделю;
• под новое направление скопировали существующую воронку и подправили пару этапов;
• больше трети сделок стоит в одном этапе с размытым названием;
• появилось поле «прочее», куда пишут всё подряд;
• сильный менеджер параллельно ведёт свою таблицу и она точнее портала.

Один-два симптома лечатся правкой за несколько часов. Четыре и больше означают, что схема собиралась под другую компанию, и дешевле пересобрать её целиком, чем латать.

Сколько людей со стороны заказчика нужно проекту

Обычно четверо, суммарно часов на десять за весь проект. Первый – тот, кто принимает решения и может сказать «делаем так»: собственник или коммерческий директор. Второй – человек, знающий, как сделки идут на самом деле, чаще всего руководитель отдела или сильный менеджер. Третий нужен, когда есть учётная система, и это ваш специалист по 1С. Четвёртый – администратор, который останется с порталом после сдачи.

Если выделен один «ответственный за внедрение» без полномочий, проект встаёт на согласованиях, и сроки поплывут независимо от подрядчика. Разбор процессов занимает 1–2 дня, техническое задание со сметой – ещё 2–3 дня, и оба этих срока зависят от того, найдутся ли нужные люди на интервью.

Две цифры, которые стоит посчитать до звонка подрядчику

Перед звонком подрядчику посчитайте две цифры: сколько человек реально будет работать в системе и сколько направлений с разной логикой сделки у вас есть. Эта пара определяет смету точнее, чем название отрасли. Ориентиры по остальным нашим работам собраны в разделе цены, а первый месяц после сдачи мы правим настройки бесплатно – именно в этот месяц выясняется, какие поля лишние, а какого этапа не хватает.

Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 и назовите эти две цифры вместе с тем, где сейчас теряется информация. Мы скажем, на какой ступени вы находитесь и какой объём работ ей соответствует, а точную сумму зафиксируем в договоре после разбора процессов. Дальше подключение сайта, рекламы и чат-ботов к той же системе делает одна команда, без передачи задач между подрядчиками.